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河北省价格认定档案管理办法

查看数:818发布于:2017-12-27 11:25:34  张家口市物价局

河北省价格认定档案管理办法

 

第一章    总 则

 

    第一条 为加强和规范价格认定档案管理,保证价格认定档案完整、真实和安全,充分发挥价格认定档案的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》、《价格认定规定》、《价格认定行为规范》等有关法律、法规和规范性文件,制定本办法。

    第二条 本办法所称价格认定档案,是指各级价格认定机构在办理价格认定事项的过程中直接形成及获得的有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

    第三条 价格认定档案由各级价格认定机构集中管理,接受同级政府主管部门、上级价格认定机构及当地档案行政管理部门的指导和监督。

    第四条 价格认定机构应当建立价格认定档案管理制度,确定价格认定档案管理人员,保障管理必需的场所、设施和经费,确保档案完整与安全。

    各单位应当选配政治素质高,保密意识强和具备专业知识的人员从事档案管理工作,并保持相对稳定。档案管理工作人员应当忠于职守,遵守纪律,接受专业培训。

    第五条 各级价格认定机构应当加强电子档案管理和档案数字化工作,积极推进价格认定档案信息化建设,充分利用档案信息资源。

第二章   档案归档

 

    第六条 价格认定人员应当从价格认定事项受理之日起收集与认定有关的文书等各种资料,在价格认定工作结束后30日内整理、装订案卷,填写案卷移交登记表,移交给档案管理人员。

    第七条 价格认定过程中形成的文书资料按下列范围归档:

    (一)价格认定协助书及相关材料;

    (二)价格认定复核申请书及相关材料;

    (三)工作程序单;

    (四)实物查(勘)验记录及相关资料;

    (五)听取意见记录;

    (六)市场调查记录及相关资料;

    (七)测算说明;

    (八)集体审议记录;

    (九)补充材料通知书;

    (十)价格认定不予受理通知书;

    (十一)价格认定复核不予受理通知书;

    (十二)中止通知书;

    (十三)终止通知书;

    (十四)签发单;

    (十五)价格认定结论书;

    (十六)价格认定复核决定书;

    (十七)送达回证。

    上级价格认定机构抄送的价格认定复核决定书,应同时列入原价格认定机构归档文书范围。

    第八条 收集齐全的文书资料应当以案为单位进行组卷,原则上实行“一案一卷”;文件材料较多时,可以适当分成若干分卷。

第九条 价格认定案卷应当依次由案卷封皮、卷内目录、卷内文件材料、封底四个部分组成。案卷装订结束装盒时,还应一同放置备考表。

案卷封皮、卷内文件目录及备考表等档案格式应按照《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)规定执行。

    案卷封皮、卷内文件目录及备考表的格式:

(一)案卷封皮外形尺寸

封面、封底规格采用310mm×220mm。卷脊可根据需要分别设101520mm三种厚度。一般使用250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。 

    (二)卷内文件目录用纸幅面尺寸

    采用国际标准A4(即长×宽为297mm×210mm)

    页边与文字区尺寸:

    卷内目录用纸上白边(天头)20±0.5mm

    卷内目录用纸下白边(地脚)15±0.5mm

    卷内目录用纸左白边(订口)25±0.5mm

    卷内目录用纸右白边(翻口)15±0.5mm       

    (三)卷内文件目录填写方法

顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号。

名称:卷内文件材料的标题。

    页号:填写每份文件材料所对应的起止页号。   

    备注:留待对卷内文件变化时作说明之用。

    (四)卷内备考表格式

    (1)卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

    (2)卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

    (3)卷内备考表填写方法

    本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

    立卷人:由责任立卷者签名。

    检查人:由案卷质量审核者签名。

    立卷时间:立卷完成的日期。

    第十条 文书资料的排序应遵循时间性与重要性原则。

    一般文书资料按如下顺序排列:

    (一)案卷封皮;

    (二)卷内目录;

    (三)价格认定结论书/复核决定书或终止通知书;

    (四)签发单(含价格认定结论书/复核决定书修改稿);

    (五)测算说明;

    (六)工作程序单;

    (七)价格认定协助书及相关材料/价格认定复核申请书及相关材料;

    (八)实物查(勘)验记录及相关资料;

    (九)市场调查记录及相关资料;

    (十)送达回证;

    (十一)其他相关材料;

    (十二)案卷封底。

    其他文书(不予受理通知书、补充材料通知书、听取意见记录、集体审议记录、中止通知书等)位于协助书之后,具体排序可结合出具文书时间先后,插入卷内文书之间。

    第十一条 档案管理人员需对移交的文档材料进行审查,对文档材料不全或整理不符合要求的,退回重新整理。

    卷内文书资料应当符合下列要求:

    (一)文书资料重复或者多余的,要予以剔除;

    (二)文书资料应当使用黑色、蓝黑色钢笔、签字笔、毛笔书写或者打印,保持字迹工整清晰,页面整洁,涂改处应当有业务办理人员或相关当事人签名、盖章或者按捺指印,空白处应当划线标注破损或褪色(如铅笔或圆珠笔书写)的材料,应进行修补或者复制;

    (三)文书资料的载体应当统一采用A4型纸张;较大的文件应当按照A4型纸张大小先对折再向外折叠,纸张过小的应当采用A4型纸张托裱并加盖骑缝章;

    (四)案卷装订不得压住字迹或者画面,装订部位有文字或过窄的材料,应当用A4型纸张加衬边;

    (五)需要附卷的信封打开放平并保留邮票(戳);

    (六)文书资料不得反装、倒装,页面方向为横向的,文书资料字头朝向装订线;

    (七)文书资料上的订书钉等金属物应当剔除,以防锈蚀;

    (八)法律、法规和规章规定的其他要求。

    第十二条 不能随文书装订立卷的实物,应放入证据袋中,注明证据的名称、数量、特征、来源等信息后随卷保存。

    第十三条 文书资料组卷后,要编写页号。页号一律采用阿拉伯数字编写在有文字的页面的右上角(背面编在左上角)。

案卷封皮、卷内目录、证物袋、封底不编页码。各分卷之间应连续编页码。

    第十四条 价格认定档案应当进行分类,一般采取年度-业务类别进行两级分类,年度分类以结论书签发日期为准,业务类别可根据《价格认定规定》所指称的业务情形结合实际业务开展情况确定。

    第十五条 价格认定档案应依分类编写档号。档号编制遵循唯一性、合理性、稳定性、简单性原则。价格认定档案号结构形式为:具体年度-业务类别代号-件号,中间用“-”连接。件号为四位阿拉伯数字流水号,不足四位的前面用“0”补足。

    第十六条 案卷装订应当左齐、下齐,采用线装法左侧装订,较厚的案卷可采用“三孔一线”左侧装订,装订完成的案卷应加盖机构骑缝章。

    第十七条 价格认定档案装订上架后,应及时编制案卷目录与档案索引,可采用文号、业务类别、提出机关等作为关键词编制档案索引。

    第十八条 电子文件的归档范围应参照实体文书资料的归档范围,电子文件应尽量保存为通用格式。对于采用专有格式的电子文件,应将其支持软件一并归档。

    第十九条 电子档案应定期刻入光盘、移动硬盘等存储介质进行保管,并加贴标签注明序号、类别、案卷号、存入日期等,完成物理归档的硬盘不得用于其他用途。

    第二十条 电子文件组卷采用虚拟组卷方式,一个案卷内互有联系的各个文件应统一存放在同一级别的同一文件夹内,而不应随意分散在存储设备里,电子档案档号应与实体档案对应。

    第二十一条 涉嫌违纪案件价格认定档案保管期限为永久;涉嫌刑事案件价格认定档案保管期限一般为30年,重大认定事项为永久;涉行政处罚等行政执法案件和行政诉讼、复议案件价格认定档案保管期限为30年,治安处罚案件价格认定档案保管期限为10年;涉国家赔偿、补偿事项价格认定档案保管期限为30年;涉行政征收、征用价格认定档案保管期限为10年。

法律法规规定的其他情形价格认定档案保管期限可参考该情形提出机关相关档案保管期限制定,不低于10年。

    第二十二条 电子档案的保管期限划分参照实体档案保管期限执行。

第三章    档案保管和利用

 

    第二十三条 价格认定机构应当设有固定的档案保管场所,配备必要的档案装具和保管设备。电子档案应有专门的存储器,并有安全备份。

    第二十四条 价格认定机构应当严格按照国家有关规定做好价格认定档案的防护工作,确保档案安全。

    档案管理人员应定期检查实体档案,并有详细的检验记录,对破损、霉变、褪变档案进行技术保护,选择修复或复制措施。电子档案应定期读检查,同时应重新复制保存。

    第二十五条 对已经归档的价格认定档案,不得更改档案内容,不得私自增加或者抽取档案文件材料。确需增加档案文件材料的,应当在征得机构负责人同意后,按照立卷归档的相关规定办理,并在备考表中说明情况。

    第二十六条 价格认定档案涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的,按照国家保密法等相关法律法规规定管理。

    第二十七条 价格认定机构应当对价格认定档案的收进、移出,查阅、借阅,鉴定、销毁,保管、防护等情况进行及时、准确、真实的统计。

    第二十八条 建立档案利用制度,严格借阅审批、登记手续。

    (一)同级政府价格主管部门和上级价格认定机构及价格认定机构内部人员因审查、复核和检查价格认定工作,经档案管理机构负责人批准可查阅、调取、复印价格认定档案。

    (二)纪检监察、司法、行政机关因工作需要,应当出具正式查阅函件或单位介绍信,出示工作证、执法证或身份证,经价格认定机构负责人批准后查阅价格认定档案。

    (三)查阅中如需摘抄、复印或拍摄有关内容,应当经价格认定机构负责人批准,同时要在查阅登记中注明用途。

    (四)查阅档案时,涉及保密事项的,查阅人应当承担保密责任。

    (五)查阅档案应当在价格认定机构办公场所内进行,并办理登记手续,详细记录查阅人、查阅时间、查阅原因等内容。查阅人不得拆封、涂改、撕裂、污损档案;归还档案时档案管理人员应进行检查。

    第二十九条 价格认定机构应当成立由机构主要负责人、业务办理部门负责人、档案管理人员等组成的价格认定档案鉴定小组,定期对保管期限届满的价格认定档案进行鉴定,并形成鉴定销毁意见书。经鉴定,仍需继续保存的,应重新划定保管期限;有历史和研究价值的,应当永久保管;对保管期限已满,确无保存价值的价格认定档案,可以进行销毁。

    第三十条 经鉴定确认销毁的档案,由档案室编造销毁清册,提出销毁报告,经鉴定小组批准,报主管部门备案后,由档案管理人员和规定的监销人(至少2人)共同销毁,并在销毁清册上签字。销毁清册和销毁报告应永久保存。

 

第四章   附 

 

    第三十一条 有下列违规情形的,由任免机关或者监察机关按照管理权限对相关责任人给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

    (一)对违反本办法拒不归档或者拒不移交价格认定档案的;

    (二)造成档案丢失、损毁或者泄露国家秘密的;

    (三)涂改、伪造、出卖价格认定档案的;

    (四)擅自抽取、撤换、添加、赠送、交换价格认定档案的。

    第三十二条 本办法自201811日起施行。《关于印发<河北省涉案资产价格鉴证案卷管理规定>的通知》(冀价认字〔200711)同时废止。

    附件:

    1.价格认定档案移交表

    2.卷宗封面

    3.卷内目录

4.卷内备考表

 

附件1

价格认定案卷移交表

案卷名称

 

案卷立卷人

 

案卷档号

 

本案卷共计     

      共计     

第一卷

  页至  

第二卷

  页至  

第三卷

  页至  

第四卷

  页至  

第五卷

  页至  

第六卷

  页至  

第七卷

  页至  

第八卷

  页至  

移交说明

 

接收说明

 

移交人:

科室(项目)负责人:

移交日期:

接收人:

科室负责人:

接收日期:

附件2

 


××××××××

(单位名称)


案 卷


××〔××〕××号

文件名称

 

提出机关

 

认定人员

 

作业时间

 

保管期限

 

归档时间

 

本案卷共                      


 全宗号

分类号

年度号

案卷号

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

卷内目录

 

序号

名称

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件4

备考表

整理人

 

整理时间

 

 

检查人

 

检查时间

 

 

 

 

 

 

 

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